Guía para Recibir Muestras - Personal de Laboratorio¶

Esta guía explica cómo el personal de laboratorio recibe y registra las muestras que llegan para análisis.

IMPORTANTE: Esta documentación está completamente en español para servir al personal del laboratorio y veterinarios de habla hispana.

🎯 Resumen¶

Como personal de laboratorio, eres responsable de recibir las muestras físicas que llegan al laboratorio, verificar su integridad, y registrarlas en el sistema.

📦 Proceso de Recepción¶

Paso 1: Verificar Llegada de Muestras¶

Recepción Diaria¶

Revisar área de recepción: Muestras que llegaron
Verificar condiciones: Embalaje intacto
Registrar hora de llegada: Para trazabilidad
Priorizar urgentes: Identificar casos prioritarios

[Espacio para captura de pantalla: Área de recepción de muestras]

Paso 2: Identificar el Protocolo¶

Buscar el Protocolo en el Sistema¶

Buscar por número de protocolo: En la etiqueta
Buscar por código temporal: Si no tiene número asignado
Buscar por nombre del veterinario: Si no hay etiqueta

[Espacio para captura de pantalla: Búsqueda de protocolo en el sistema]

Información que Verificar¶

Número de protocolo correcto
Nombre del veterinario coincide
Tipo de muestra coincide
Fecha de envío

Paso 3: Inspeccionar la Muestra¶

Evaluación de Condición¶

Verificar: - Embalaje: Intacto, sin daños - Identificación: Etiquetas legibles - Fijación: Muestra adecuadamente conservada - Cantidad: Suficiente para análisis - Temperatura: Condiciones de transporte apropiadas

[Espacio para captura de pantalla: Lista de verificación de condición de muestra]

Estados de Condición¶

ÓPTIMA: Muestra en perfectas condiciones
ACEPTABLE: Puede analizarse con calidad
SUBÓPTIMA: Analizable pero con limitaciones
RECHAZADA: Muestra no apta para análisis (no se asigna número de protocolo)

Paso 4: Registrar Recepción en el Sistema¶

Actualizar Estado del Protocolo¶

Ir a detalles del protocolo
Hacer clic en "Registrar Recepción"
Completar información de recepción:
Fecha y hora de llegada
Condición de la muestra
Observaciones
Número de contenedores recibidos (histopatología) o portaobjetos recibidos (citología)

Citología: portaobjetos automáticos¶

Al confirmar la recepción de un protocolo de citología, debe indicar al menos 1 portaobjeto recibido (salvo que la muestra se rechace). El sistema crea automáticamente los registros según esa cantidad, con coloración por defecto Diff-Quick. No es necesario usar la pantalla de registro de slides por separado.

[Espacio para captura de pantalla: Formulario de registro de recepción]

Asignar Número de Protocolo¶

Si la muestra solo tiene código temporal: 1. El sistema asigna automáticamente: Número de protocolo definitivo 2. Formato: HP 24/001 (Histopatología año 24, número 001) 3. Se notifica al veterinario: Por email automáticamente

[Espacio para captura de pantalla: Asignación automática de número de protocolo]

Paso 5: Rechazar Muestras (Si Aplica)¶

Cuándo Rechazar una Muestra¶

Calidad insuficiente: Para análisis confiable
Muestra mal fijada: Conservación inadecuada
Cantidad insuficiente: Material insuficiente para diagnóstico
Identificación incorrecta: Etiquetas ilegibles o incorrectas
Condiciones de transporte: Muestra deteriorada por mal manejo

Proceso de Rechazo¶

Evaluar la muestra según criterios de calidad
Documentar el motivo del rechazo con detalle
Seleccionar "Rechazada" en condición de muestra
Completar campo de observaciones (obligatorio)
Confirmar rechazo en el sistema
Sistema envía notificación automática al veterinario

Importante sobre Muestras Rechazadas¶

NO reciben número de protocolo: Solo mantienen código temporal
Veterinario debe enviar nueva muestra: Con las correcciones necesarias
Se registra en historial: Para auditoría y seguimiento
No se cobra por la muestra rechazada: Política del laboratorio

[Espacio para captura de pantalla: Formulario de rechazo de muestra]

Paso 6: Almacenamiento Temporal¶

Organizar por Prioridad¶

Urgentes: Procesamiento inmediato (etiqueta roja)
Prioridad alta: Dentro de 24 horas (etiqueta amarilla)
Normal: Según orden de llegada (etiqueta verde)

Condiciones de Almacenamiento¶

Temperatura adecuada: Según tipo de muestra
Identificación clara: Etiquetas visibles
Organización: Por orden de procesamiento
Seguridad: Área controlada

[Espacio para captura de pantalla: Área de almacenamiento organizado]

🚨 Problemas Comunes¶

Muestra en Mal Estado¶

Qué Hacer¶

Documentar el problema: Fotografías si es posible
Registrar en el sistema: Describir el problema
Notificar al supervisor: Inmediatamente
Contactar al veterinario: Explicar la situación
Determinar si es analizable: Con el supervisor

[Espacio para captura de pantalla: Registro de problema con muestra]

Falta de Etiqueta o Identificación¶

Procedimiento¶

No asumir: Nunca adivinar qué muestra es
Buscar documentación: Que acompañe la muestra
Contactar al veterinario: De inmediato
Marcar como "pendiente identificación": En el sistema
Almacenar separadamente: Hasta identificar

Discrepancia entre Protocolo y Muestra¶

Tipos de Discrepancias¶

Tipo de muestra diferente: Protocolo dice biopsia, llega citología
Número de contenedores: Protocolo indica 2, solo llega 1
Información contradictoria: Nombres no coinciden

Resolución¶

Documentar la discrepancia: En el sistema
Contactar al veterinario: Para aclarar
No procesar hasta resolver: Esperar confirmación
Actualizar información: Según corresponda

📧 Notificaciones¶

Emails Automáticos que se Envían¶

Al Veterinario¶

Recepción confirmada: "Tu muestra ha llegado al laboratorio"
Número de protocolo asignado: Si tenía código temporal
Muestra rechazada: Explicación del motivo y próximos pasos
Problemas identificados: Si hay algo que reportar

Al Histopatólogo¶

Nueva muestra disponible: Para su asignación

[Espacio para captura de pantalla: Ejemplo de notificación de recepción]

📊 Dashboard de Recepción¶

Ver Muestras Recibidas Hoy¶

Ir a "Recepción del Día"
Ver lista de todas las recepciones
Filtrar por estado o prioridad

[Espacio para captura de pantalla: Dashboard de recepciones del día]

Métricas Importantes¶

Muestras recibidas hoy: Total del día
Pendientes de registrar: Aún no ingresadas
Con problemas: Requieren atención
Urgentes: Para procesamiento inmediato

📋 Lista de Verificación Diaria¶

Al Inicio del Día¶

☐ Revisar área de recepción
☐ Verificar muestras que llegaron
☐ Priorizar urgentes
☐ Revisar notificaciones del sistema

Durante el Día¶

☐ Registrar cada muestra que llega
☐ Inspeccionar condición
☐ Actualizar sistema
☐ Notificar problemas
☐ Organizar almacenamiento

Al Final del Día¶

☐ Verificar que todas estén registradas
☐ Revisar casos pendientes
☐ Preparar lista para mañana
☐ Comunicar casos urgentes al equipo

❓ Preguntas Frecuentes¶

P: ¿Qué hago si llega una muestra sin protocolo previo?¶

R: No debe aceptarse. El veterinario debe crear el protocolo en el sistema primero. Contacta al veterinario para que lo haga.

P: ¿Puedo aceptar muestras los fines de semana?¶

R: Depende de la política del laboratorio. Si hay servicio de fin de semana, sí. Seguir procedimientos especiales para urgencias.

P: ¿Qué hago si la muestra está parcialmente dañada?¶

R: Documentar el daño, fotografiar, contactar al veterinario y al supervisor para determinar si es analizable.

P: ¿Cuánto tiempo puedo tener una muestra sin registrar?¶

R: Las muestras deben registrarse el mismo día de llegada, idealmente dentro de las primeras 2 horas.

P: ¿Qué hago si no estoy seguro si debo rechazar una muestra?¶

R: Consulta con tu supervisor o el histopatólogo de turno. Es mejor ser conservador y rechazar si hay dudas sobre la calidad.

P: ¿Puedo cambiar mi decisión después de rechazar una muestra?¶

R: Sí, los administradores pueden reenviar protocolos rechazados si fue un error. Contacta al supervisor para revisar el caso.

P: ¿Cómo explico al veterinario por qué se rechazó su muestra?¶

R: El sistema envía un email automático con el motivo que documentaste. Si necesitas aclarar algo, contacta directamente al veterinario.

🆘 Obtener Ayuda¶

Contactos Importantes¶

Supervisor de laboratorio: Para decisiones sobre aceptación
Histopatólogo de turno: Para consultas técnicas
Soporte técnico: Para problemas del sistema
Veterinario solicitante: Para aclaraciones

Siguiente: Procesar muestras