Cómo crear órdenes de trabajo¶

Esta guía te explica cómo crear y gestionar órdenes de trabajo para facturación y pago de servicios del laboratorio.

IMPORTANTE: Esta documentación está completamente en español para servir al personal del laboratorio y veterinarios de habla hispana.

🎯 ¿Qué es una orden de trabajo?¶

Una orden de trabajo (work order) es un documento que: - Agrupa uno o más protocolos: Para facturación conjunta - Detalla los servicios prestados: Tipos de análisis realizados - Muestra los costos: Precios por cada servicio - Incluye información de pago: Anticipos, saldo, estado de pago - Sirve como comprobante: Para registros contables

📋 Cuándo crear una orden de trabajo¶

Momentos apropiados¶

Después de recibir informes: Cuando los análisis están completos
Agrupación de servicios: Varios protocolos del mismo cliente
Solicitud de factura: Cuando necesitas un comprobante
Cierre de mes: Para facturación periódica

Ventajas de agrupar protocolos¶

Un solo pago: Para múltiples servicios
Organización: Todos los servicios juntos
Facilita contabilidad: Un solo documento
Descuentos por volumen: Si aplica

🚀 Cómo crear una orden de trabajo¶

Paso 1: Acceder a la función¶

Iniciar sesión en el sistema
Ir a "Órdenes de Trabajo" en el menú
Hacer clic en "Nueva Orden de Trabajo"

[Espacio para captura de pantalla: Botón de nueva orden de trabajo]

Paso 2: Seleccionar protocolos¶

Ver protocolos disponibles¶

Lista de protocolos: Solo los que tienen informe completo
Filtrar por fecha: Seleccionar rango de fechas
Buscar por nombre: Encontrar protocolos específicos

[Espacio para captura de pantalla: Lista de protocolos disponibles para orden de trabajo]

Seleccionar protocolos¶

Marcar checkbox: Junto a cada protocolo que quieres incluir
Verificar selección: Asegurarte de que sean los correctos
Hacer clic en "Continuar"

[Espacio para captura de pantalla: Protocolos seleccionados]

Paso 3: Revisar servicios y precios¶

Detalles automáticos¶

El sistema calcula automáticamente: - Tipo de servicio: Histopatología o citología - Precio por protocolo: Según el catálogo de precios vigente - Subtotal: Suma de todos los servicios - Impuestos: Si aplican (según configuración) - Total: Monto final a pagar

[Espacio para captura de pantalla: Desglose de servicios y precios]

Verificar información¶

Revisar cada línea: Asegurarte de que todo sea correcto
Verificar precios: Que correspondan a lo acordado
Confirmar total: Que el monto sea el esperado

Paso 4: Información de pago¶

Anticipo (opcional)¶

¿Pagaste un anticipo?: Ingresar el monto
Fecha del anticipo: Cuándo se realizó el pago
Método de pago: Efectivo, transferencia, tarjeta, etc.

[Espacio para captura de pantalla: Sección de anticipo]

Saldo pendiente¶

El sistema calcula automáticamente: - Saldo = Total - Anticipo - Muestra el monto a pagar

Paso 5: Notas y observaciones¶

Agregar notas (opcional)¶

Condiciones especiales: Acuerdos de pago
Descuentos aplicados: Si hay descuentos
Referencias: Números de factura, órdenes de compra, etc.

[Espacio para captura de pantalla: Campo de notas]

Paso 6: Generar la orden de trabajo¶

Revisar toda la información
Hacer clic en "Generar Orden de Trabajo"
El sistema crea el documento PDF
Recibes confirmación

[Espacio para captura de pantalla: Confirmación de orden de trabajo generada]

📄 Contenido de la orden de trabajo¶

Información en el documento¶

Encabezado¶

Número de orden: Identificador único (ej: WO-2025-001)
Fecha de emisión: Cuándo se creó
Información del laboratorio: Datos de contacto y facturación
Información del veterinario: Tus datos de facturación

[Espacio para captura de pantalla: Encabezado de orden de trabajo]

Detalle de servicios¶

Tabla con: - Número de protocolo: Referencia de cada servicio - Descripción: Tipo de análisis realizado - Animal: Paciente analizado - Precio unitario: Costo por servicio - Total por línea: Precio de ese servicio

[Espacio para captura de pantalla: Tabla de servicios]

Resumen financiero¶

Subtotal: Suma de todos los servicios
Descuentos: Si se aplicaron
Impuestos: Según corresponda
Total: Monto total a pagar
Anticipo: Monto ya pagado
Saldo pendiente: Lo que falta por pagar

[Espacio para captura de pantalla: Resumen financiero]

Pie de página¶

Términos y condiciones: Condiciones de pago
Forma de pago: Cómo realizar el pago
Información bancaria: Para transferencias
Firma: Del laboratorio

💾 Descargar y usar la orden de trabajo¶

Descargar el PDF¶

Hacer clic en "Descargar"
El PDF se descarga a tu carpeta de Descargas
Guardar en lugar seguro

Usar la orden de trabajo¶

Para pagar: Presentar en el laboratorio o usar para transferencia
Para contabilidad: Anexar a tus registros contables
Para clientes: Si facturaste el servicio al propietario
Para impuestos: Como comprobante de gastos

📊 Ver tus órdenes de trabajo¶

Lista de órdenes¶

Ir a "Mis Órdenes de Trabajo"
Ver todas las órdenes que has creado
Filtrar por estado: Pendientes, pagadas, vencidas

[Espacio para captura de pantalla: Lista de órdenes de trabajo]

Estados de pago¶

Pendiente: Aún no se ha pagado
Parcialmente pagado: Se pagó un anticipo
Pagado: Completamente pagado
Vencido: Pasó la fecha de pago

Detalles de una orden¶

Hacer clic en una orden de la lista
Ver todos los detalles: Servicios, pagos, historial
Descargar nuevamente: Si necesitas otra copia

💳 Realizar pagos¶

Métodos de pago disponibles¶

Transferencia bancaria¶

Ver información bancaria en la orden de trabajo
Realizar la transferencia desde tu banco
Enviar comprobante al laboratorio
El laboratorio actualiza el estado de pago

Pago en efectivo¶

Ir al laboratorio con la orden de trabajo
Realizar el pago en caja
Recibir recibo como comprobante
Estado se actualiza automáticamente

Pago con tarjeta¶

En el laboratorio: Si tienen terminal
Por teléfono: Si ofrecen esta opción
En línea: Si el sistema lo permite (próximamente)

Confirmar pago¶

Después de pagar: 1. Guardar comprobante: Ticket o recibo 2. Verificar en el sistema: Que el estado se actualizó 3. Contactar si no se actualiza: Enviar comprobante al laboratorio

📧 Notificaciones¶

Emails que recibirás¶

Orden creada: Confirmación con PDF adjunto
Recordatorio de pago: Si hay saldo pendiente
Pago confirmado: Cuando el laboratorio recibe el pago
Orden vencida: Si pasa la fecha de pago

🔍 Revisar historial de pagos¶

Ver todos tus pagos¶

Ir a "Historial de Pagos"
Ver lista completa de todas tus transacciones
Filtrar por fecha o estado
Descargar reportes para contabilidad

[Espacio para captura de pantalla: Historial de pagos]

❓ Preguntas frecuentes¶

¿Puedo editar una orden de trabajo después de crearla?¶

No, una vez creada no se puede editar. Si hay un error, contacta al laboratorio para anularla y crear una nueva.

¿Puedo agregar más protocolos después?¶

No, los protocolos incluidos no se pueden cambiar. Puedes crear una nueva orden para protocolos adicionales.

¿Hay descuentos por volumen?¶

Consulta con el laboratorio. Algunos laboratorios ofrecen descuentos para órdenes grandes o clientes frecuentes.

¿Cuánto tiempo tengo para pagar?¶

Según el acuerdo con el laboratorio. Típicamente 15-30 días desde la fecha de emisión.

¿Puedo pagar en cuotas?¶

Consulta con el laboratorio. Algunos ofrecen planes de pago para montos grandes.

¿La orden de trabajo sirve como factura?¶

Depende de la legislación local. En algunos casos es suficiente, en otros necesitas solicitar una factura fiscal adicional.

🆘 Si necesitas ayuda¶

Problemas comunes¶

No puedo crear la orden: Verifica que los protocolos tengan informes completos
El precio no es correcto: Contacta al laboratorio para verificar
No puedo descargar el PDF: Intenta con otro navegador o contacta soporte

Cómo obtener ayuda¶

Revisar esta guía: Para encontrar la respuesta
Contactar soporte: Para problemas técnicos
Llamar al laboratorio: Para temas de facturación y pago
Hablar con el administrador: Para acuerdos especiales

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